员工共创图案能够记录团队参与，但从投稿到礼品印制需要清楚的确认过程。企业纪念品设计应把图稿整理、作者署名和使用范围逐项记录，避免只收到图片就直接投入生产。
投稿阶段说明用途和范围
用易懂的文字说明拟使用的产品、活动和展示方式，请投稿者确认是否包含他人作品或不适合公开的内容。涉及具体权利条款时由负责人员核定，不把参与活动理解为无限范围使用授权。未获确认的图稿不进入印制文件。
改稿与署名分别确认
插画放到杯身、布袋或纸盒上可能需要裁切与简化，应把实际版面交给相关人员确认。署名的位置、写法及是否展示也单独记录。多人作品汇总时保留各自来源和版本，不将修改后的合成稿误当作某一人的原作。
建立可追溯的印制定稿
定稿包保留图稿编号、确认日期、产品位置和已同意的使用范围。生产前从定稿包取文件，预览图只用于沟通，不代替印制文件。后续补单或换产品时先复核是否仍在原确认范围内，再决定是否需要重新沟通。
常见问题
以前活动收到的投稿能直接用于新礼品吗？应先查原来的用途与确认记录，不能默认适用于新的产品或场景。